- Эффективная коммуникация
- 10 правил эффективной коммуникации
- Сначала слушайте
- Проявите эмпатию
- Сосредоточьтесь на позитивном
- Будьте искренни
- Будьте конкретны
- Уважайте собеседника
- Делайте паузы
- Будьте честны
- Знайте, когда нужно уступить
- Будьте последовательны
- Что мешает эффективному общению?
- Технологии эффективной коммуникации
- Книги
- 10 базовых принципов эффективной коммуникации
- Книги по теме:
- Подводя итоги
Эффективная коммуникация
Эффективная коммуникация – это нечто большее, чем просто обмен информацией. Речь идет о понимании эмоций и намерений, стоящих за словами. Помимо способности четко передать сообщение, нужно уметь слушать так, чтобы уяснить полный смысл того, что говорится, и заставить другого человека почувствовать, что его слушают и понимают.
Но легче сказать, чем сделать. У каждого из нас есть уникальное мировоззрение, на которое многое повлияло: воспитание, личный опыт и окружающая среда. Кроме того, мы передаем сообщение, зная о своих мотивах и желаниях, в то время как получатели не имеют такой роскоши. Это приводит к неэффективной коммуникации.
Неэффективная коммуникация – это пререкания с окружающими, деление собеседников на победителей и побежденных. Разногласия и конфликты являются ярчайшими индикаторами того, что мы имеем дело именно с ней.
Цель же эффективной коммуникации – наладить и оберегать взаимосвязь, поддержку и рабочие взаимоотношения, взаимовыгодные и, следовательно, длительные. Как этого достичь? Стопроцентной гарантии никто не даст, однако если соблюдать определенные правила, применять некоторые техники и приемы, можно прокачать свое умение находить подход к людям и доносить свои мысли ясно и быстро.
Начнем с правил.
10 правил эффективной коммуникации
Чтобы после диалога у обоих осталось приятное чувство взаимопонимания, придерживайтесь следующих правил.
Сначала слушайте
Активное слушание включает в себя задание вопросов, а также сосредоточенное усилие, которое требуется, чтобы понять ответы вашего партнера – и в то же время отказаться от их оценки. Когда вы регулярно и умело слушаете других, то поддерживаете связь с их реальностью. Быстро узнаете о достижениях и проблемах собеседника и о том, как он справляется со взлетами и падениями. Кроме того, вы показываете, что то, что важно для него, важно и для вас.
В результате ваше мнение имеет больший вес, ведь основано на реальности – реальности собеседника.
Проявите эмпатию
Когда другие рассказывают вам свою историю, постарайтесь понять их мыслительный процесс и увидеть мир с их точки зрения Эмпатия – нечто большее, чем просто внимательно слушать. Это умение еще и понимать, не только смысл слов, но и мотивы, эмоции, мысли другого человека. Конечно, это не просто. Но сознательное усилие уже лучше, чем обдумывание своего ответа, пока говорит собеседник.
Сосредоточьтесь на позитивном
Жить в негативе – это верный способ «отвернуть» от себя собеседника. Он не станет слушать вас с полным придыханием, потому что ваше появление в его жизни будет связано с жалобами, стенаниями и пессимизмом. Поэтому сосредоточьтесь на положительном. Находите общую точку зрения, даже если вы не согласны. Старайтесь радовать собеседника своим настроением, даже если ситуация к этому не располагает.
Будьте искренни
Когда хвалите собеседника, не нужно льстить или слагать оды в честь его поверхностных качеств. Будьте искренними.
Во время критики или обратной связи не зацикливайтесь на одном негативе, помните, что вы, прежде всего, хотите помочь. Если нужно, извинитесь.
Будьте конкретны
Люди пока еще не научились читать мысли. Поэтому не просто рассказывайте другим, как их цените или что вас беспокоит. Подскажите им, как можно исправить ситуацию.
Если вам не нравится что-то в собеседнике, скажите конкретно о том, что именно, и предложите выход.
Уважайте собеседника
Вы получаете уважение, когда демонстрируете его по отношению к другим. Признавать людей и показывать уважение можно совершенно простыми и несложными способами:
- кивнуть головой;
- улыбнуться;
- просто поприветствовать.
Избегайте сарказма и резких замечаний, которые вызывают негативные эмоциональные реакции. Говорите с другими так, как вы хотите, чтобы они говорили с вами.
Делайте паузы
Пауза в нашем случае – это просто остановиться и подумать, прежде чем начать говорить. При помощи автоматизма ничему новому научиться нельзя, а вы наверняка читаете эту статью для того, чтобы узнать что-то новое и привить себе полезный навык.
Будьте честны
Как вы себя чувствуете, когда появляется мысль-ощущение: «Он(она) от меня что-то скрывает?». Честность вовсе не означает, что вы должны делиться всем и со всеми.
Честность – это умение придерживаться прозрачности во время диалога. Если говорите на какую-то тему, не стоит вилять.
Знайте, когда нужно уступить
Многие люди не могут удержаться и не начать атаковать любое мнение, которое им было высказано – и часто жалеют об этом.
Помните, что люди эмоционально привязаны к своим убеждениям. Если вы безжалостно раскрываете каждый изъян в рассуждениях партнера, то даже если вы правы, он будет чувствовать себя ущемленным.
Это не значит, что вы должны соглашаться с неправильным мнением. Речь, скорее, идет о том, чтобы научиться выбирать, в каких битвах стоит принимать участие.
Будьте последовательны
Общение должно напоминать равномерно бегущий поток, а не хождение по раскаленным углям или океанский шторм.
Что мешает эффективному общению?
Все, что мешает нам понять собеседника или донести свою мысль, в сфере коммуникаций называется барьером.
Их несколько десятков, мы же выделим основные. Некоторые целиком и полностью зависят от вас, остальные – лишь частично. Если вам удастся избежать их, эффективность коммуникации возрастет:
- Стресс и неконтролируемые эмоции: когда вы подвергаетесь стрессу или эмоционально перегружены, то, скорее всего, неправильно «читаете» других людей, отправляете путаные или отбрасывающие невербальные сигналы и начинаете вести себя не по обстановке.
- Отсутствие фокуса: вы не можете эффективно общаться, если работаете в многозадачном режиме. Если вы проверяете свой телефон, планируете что собираетесь сказать дальше или мечтаете, то почти наверняка пропустите невербальные сигналы в диалоге, а то и большую часть сказанного. Избегайте отвлечений; сосредоточьтесь.
- Неподходящий язык тела: невербальная коммуникация должна укреплять то, что говорится, а не противоречить сказанному. Если вы говорите одно, а ваш язык тела говорит другое, слушатель, скорее всего, почувствует лицемерие.
- Отрицательный язык тела: если вы не согласны с тем, что говорится, то зачастую используете отрицательный язык тела, чтобы откликнуться на сообщение собеседника, например, скрестить руки, избегать зрительного контакта или постукивать пальцами руки. Избегайте отрицательных сигналов и помните: вы не обязаны соглашаться, а также быть неискренним.
- Неподобающая физическая среда: шумные кафе или бары чрезвычайно препятствуют пониманию. Если вы хотите провести диалог с пользой, выбирайте более спокойные места.
- Антипатия к чужим мыслям: мы, люди, часто предубеждены. Это стоит понимать, чтобы анализировать то, как и почему слова собеседника определенным образом влияют на наши мысли и эмоции.
Как видим, многие из этих барьеров мы можем убрать. Проблема в том, что для этого нужно сознательное желание и длительная работа над собой. Но если вы хотите добиться в жизни успеха, без развития умения эффективно общаться не обойтись.
Технологии эффективной коммуникации
Условно технологии эффективной коммуникации можно разделить на две группы:
- Технологии убеждения (рациональная сфера): здесь используются логика и аргументация. Предполагается, что собеседник, да и вы сами, обладает высоким уровнем логического и критического мышления. Пройдите эти курсы для того, чтобы стать более убедительным.
- Технологии внушения: основаны на апелляции к бессознательному, к эмоциям человека вербальными средствами. Так как они зачастую манипулятивны, в этой статье мы их рассматривать не будем.
Есть четыре основных приема аргументирования:
- Прием стимулирования воображения предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по содержанию тех проблем, которые должны рассматриваться.
- Прием «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию и, увязав ее с содержанием беседы, использовать как исходную точку для проведения обсуждения проблемы.
- Прием прямого подхода предполагает непосредственный переход к делу без какого-либо вступления или преамбулы.
- Прием снятия напряженности требует установления эмоционального контакта с собеседником. В этом может помочь, к примеру, удачно и вовремя сказанная шутка.
Некоторых приемов и навыков эффективной коммуникации мы уже коснулись в статье, потому что они неразрывно связаны с правилами, барьерами и технологиями. Давайте их резюмируем и добавим те, о которых еще не сказали.
Старайтесь общаться со всеми людьми одинаково: не стоит вести себя покровительственно с тем, кто ниже по должности, моложе или что-то еще. Этот человек, в первую очередь, ваш партнер по общению.
Не жалуйтесь. Это можно делать только в исключительных случаях. Помните, что «люди забывают, что вы им говорили, но никогда не забывают о том, что вы заставили их чувствовать».
Поощряйте и мотивируйте собеседника. Мало того, что ему будет приятно с вами иметь дело, так этот прием еще и улучшит ваше настроение. Помните, что общение – процесс двусторонний и обе стороны заряжают друг друга позитивом или негативом.
Проявляйте эмпатию. Это слово так прочно вошло в наш лексикон, что мы уже не придаем ему особого значения. Но знать и практиковать – это две совершенно разные вещи. Поэтому постарайтесь в следующий раз выслушать ответы собеседника и рассматривать их с точки его зрения, а не с точки зрения своей предвзятости и убеждений.
Упражняйтесь. Да, можно искать собеседников и практиковаться на «поле боя», а можно для начала договориться с друзьями или родственниками и потренироваться друг с другом. Для этого есть несколько полезных упражнений:
- Найдите тему. Заранее решите, сколько времени ей посвятите.
- Пусть собеседник расскажет историю из своей жизни. Внимательно наблюдайте за ним. Затем перескажите эту историю, копируя также жесты и мимику.
- Посмотрите с другом диалог из фильма без звука. Попытайтесь понять, о чем там идет речь, как себя чувствуют герои и чем все может закончиться.
Книги
Эффективная коммуникация – слишком обширная тема, чтобы ее можно было раскрыть в одной статье. Детальнее о ее условиях и приемах вы можете прочесть в следующих книгах:
- «Основы теории коммуникации» О. Л. Гнатюк.
- «Как говорить, чтобы дети слушали, и как слушать, чтобы дети говорили» Адель Фабер, Элейн Мазлиш.
- «Хочу говорить красиво! Техники речи» Наталья Ром.
- «Эффективная коммуникация. Приемы и навыки» Улла Дик.
- «Язык коммуникации» Мариан Бугайски.
- «Теория и практика межкультурной коммуникации» Е. Н. Белая.
Источник
10 базовых принципов эффективной коммуникации
Получив очередное письмо о сотрудничестве, из которого ничего не понятно, мне пришла идея написать статью о том, как эффективно общаться и договариваться. Ведь эффективная коммуникация — это тема, которая напрямую касается вопроса организации и распределения своего времени.
Раньше я работала юристом, участвовала в согласовании договоров, в переговорах на личных встречах, по телефону и электронной почте.
Последние несколько лет я также развиваю свои проекты. Обсуждения различных форматов сотрудничества и совместных проектов происходят постоянно.
Но проблема в том, что некоторые письма и сообщения, которые я получаю, приходится перечитывать по несколько раз, чтобы понять суть. Или же просто хочется закрыть не читая, так как там бессвязный текст, на который даже жалко тратить время.
Тема эффективной коммуникации очень объёмная, поэтому невозможно обо всём рассказать за один раз. В этой статье я хочу поделиться десятью базовыми правилами эффективной коммуникации, которые выработала на практике и регулярно применяю:
1. Выбирайте эффективный канал коммуникации
Если вам надо связаться с каким-то человеком, подумайте, какой способ для этого подойдёт лучше всего. В одном случае это может быть звонок или личная встреча, в другом — электронная почта, в третьем — мессенджер.
Учитывайте при этом, как можно сэкономить время. Например, если можно позвонить в банк и выяснить информацию по телефону, то нет смысла ехать туда по пробкам и ждать в очереди.
2. В начале разговора представьтесь
Вроде бы очевидная рекомендация, но многие этого не делают.
Что именно говорить, будет зависеть от ситуации и того, знакомы ли вы лично с человеком, встречались ли ранее и т.д.
Особенно важно это, если вы обращаетесь по делу (работа, бизнес, бюрократические вопросы). В таком случае назовите своё имя, фамилию, должность, компанию, а дальше вкратце опишите суть вопроса.
Но и в соцсетях помните о вежливости. Когда пишете с вопросом блогеру, не забудьте, как минимум, поздороваться, а то Директ Instagram это отдельная тема для разговора.
Сохранить статью в Pinterest:
3. Чётко и последовательно излагайте свои мысли
Не нужно длительных вступлений и предисловий. Структурируйте мысли и текст. Перечитайте текст ещё раз: все ли абзацы и разделы логично и последовательно связаны между собой? Нужно ли что-то убрать или переставить местами?
Если вы обращаетесь к кому-то письменно (неважно, по электронной почте или с заявлением в один из государственных органов), придерживайтесь простой и универсальная формулы:
1 часть — вступление (представьтесь, по какому поводу пишете) — см. п. 2
2 часть — детали вашего дела (более подробно опишите обстоятельства, проект; добавьте ссылки на законодательство или договор, если это, например, какое-то официальное обращение или жалоба; укажите, на чём основаны и чем подтверждаются ваши требования).
3 часть — заключительная (подведите итог обращения и конкретизируйте, чего вы ожидаете, в чём состоит просьба/требование, как можно с вами связаться и т.д.).
Читать также:
Как эффективно планировать своё время
4. Закрепляйте договорённости письменно
Если что-то обсуждается в устной форме, а потом прописывается в документе, проверяйте, чтобы всё соответствовало. Это кажется логичным, но на практике, к сожалению, распространённая ситуация, когда это правило не соблюдается.
5. Формулируйте предложение конкретно и понятно
Когда отправляете кому-то предложение о сотрудничестве, убедитесь, что всё понятно, и что вы добавили в письмо необходимые детали о продукте или услуге (название, ссылки на сайт, фото, параметры и пр).
Человек, к которому вы обращаетесь, должен иметь достаточное количество информации, чтобы принять решение по этому вопросу.
Например, несколько раз было, когда мне писали с предложением о рекламе ежедневников. При этом в письме не то что фотографии не было, но даже детального описания товара. Понятное дело, что на такое предложение я не смогу согласиться без дополнительной информации.
Варвара Лялягина, руководитель проекта Start Blog Up и основательница сообщества для творческих предпринимателей Студия :
«Ключевая рекомендация — начинайте письмо с предложением с самой сути.
Из первого предложения адресату должно быть понятно, о чём ваше письмо и чего вы хотите.
Я рекомендую начинать текст письма с фразы «Я пишу для того, чтобы пригласить/ проинформировать/ предложить и т.д.» И уже после этого дайте больше деталей. Конкретика не означает, что письмо должно быть длинным. Оптимальный размер — один компьютерный экран.
На дополнительные материалы лучше давать ссылку, чем прикреплять файлы в приложении. Это менее тяжеловесно и упрощает жизнь читателю. Ссылка может быть на сайт или на Гугл документ.
Проверьте себя, дав ваше письмо прочитать другому человеку. Спросите, понятно ли, что вы хотите от адресата?
Как писать письма с предложениями о сотрудничестве так, чтобы вам отвечали «да», я писала в своём блоге » .
6. Выбирайте оптимальное время для обращения
По этому пункту не буду углубляться в детали. Приведу пример: пятница ближе к концу рабочего дня — это не лучшее время, чтобы отправлять письмо по электронной почте. Большая вероятность, что сразу на него не ответят, а к понедельнику о нём и вовсе могут забыть.
7. Напомните о себе, если не получили ответа
Если вам не ответили на сообщение, можно вежливо и корректно о себе напомнить через несколько дней/неделю. Возможно, что человек сообщение прочитал, но его кто-то отвлёк, а позже он об этом не вспомнил.
8. Придерживайтесь плана и заявленной темы
Во время переговоров, выступлений и рабочих встреч держите под рукой письменный план/основные тезисы, чтобы не уходить в сторону. Если это совещание, заранее подготовьте конкретные варианты или идеи решения проблемы.
9. Цените время собеседника и своё
Старайтесь не затягивать процесс обсуждения, переходите к делу. Не спрашивайте о том, что можно легко найти в Гугл, не пишите очевидные факты. И не нужно долгих предысторий, если вы описываете какой-то вопрос или проблему, это только сбивает и запутывает собеседника. Перечисляйте те факты и информацию, которые напрямую относятся к делу.
10. Помните о пунктуации и абзацах
Разделяйте предложения в тексте знаками препинания, иначе это сложно не только понять, но и прочитать. Есть разные онлайн-сервисы, которые вам в этом помогут. Например, text.ru или Грамота.ру.
Также разделяйте текст по смыслу на абзацы. Большие объёмы информации сплошным текстом воспринимать сложно, особенно с экрана.
Ольга Кингсбери, карьерный коуч Университета Штата Юта, США (Instagram @olga_kingsbury ) :
«Как-то на работе я расспросила рекрутеров технических компаний, какое же качество они больше всего ценят в кандидатах.
Я ожидала услышать, что самым важным для них будет какой-то востребованный технический навык, например, знание языка программирование Python.
Я была очень удивлена, когда абсолютно все рекрутеры сказали, что самый главный навык, который они ищут в кандидатах, — навык коммуникации.
«You have to be a pleasant person to be around. Imagine you are on a transatlantic flight. What person would you prefer to be sitting next to? This is the type of person you want to hire» — метафорично описал один рекрутер, каких людей они ищут в компанию.
(Перевод на русский, примечание редакции: «Вы должны быть человеком, с которым приятно находиться рядом. Представьте себя во время транслатлантического перелёта. Рядом с каким человеком вы бы хотели сидеть по соседству? Именно такой тип людей вы бы хотели нанять»).
Будьте приятным человеком, как в личном, так и виртуальном общении.
В эпоху соцсетей эффективная коммуникация открывает нам дополнительные возможности.
Грамотно составленное предложение о сотрудничестве несколько раз помогало мне завязать очень важные рабочие контакты. А у одной из моих учениц получилось попасть на стажировку к именитому голливудскому продюсеру благодаря письму, которое она ей послала на почту.
Не бойтесь инициировать общение и завязывать знакомства. Сейчас для этого у нас есть все необходимые ресурсы».
Книги по теме:
Максим Ильяхов «Ясно, понятно. Как доносить мысли и убеждать людей с помощью слов»: Литрес в электронном виде , в аудиоформате , сайт издательства Альпина в бумажном и электронном форматах , Amazon Kindle
Максим Ильяхов, Людмила Сарычева «Пиши, сокращай»: Альпина в бумажном виде
Максим Ильяхов «Новые правила деловой переписки»: Литрес в электронном виде и в аудиоформате , Альпина в бумажном виде
Подводя итоги
Общение с другими людьми — важная часть повседневной жизни. Помните о простых правилах вежливости и придерживайтесь рекомендаций из этой статьи. Это поможет вам быстрее и проще решать вопросы, понятнее доносить свои мысли.
Эффективная коммуникация — навык, который можно и нужно в себе развивать.
Если вам интересны темы личной эффективности и планирования, приходите в Телеграм, где я веду канал «Планирование — это просто» .
Ещё меня можно найти в Instagram, моя страница @elena_baxter_usa . Там я рассказываю о личной эффективности, финансовой и правовой грамотности, своей повседневной жизни в Америке и других проектах, которыми занимаюсь.
Источник